Руководство по процессу современных закупок: понятия и этапы

Руководство по процессу современных закупок: понятия и этапы

Определение и основные этапы процесса закупок. Как правильно выбрать поставщики и оформить документы.

• Что такое процесс закупок
• Лучшие практики процесса закупок
• Этапы процесса закупки
• Шаг 1. Определение потребностей
• Шаг 2: Выбор поставщика
• Запрос котировок.
• Аукцион.
• Конкурс.
• Запрос предложений.
• Шаг 3: Переговоры и контракт
• Шаг 4: Получите товары
• Шаг 5: Закупочный платеж

Поделись этим: ✉ FB IN PIN TWEET WAPP

Процесс закупки начинается с момента появления потребности организации в материале, товаре или услуге извне. Как только потребность определена и сформулирована, осуществляется ее формализация. В результате определяются конкретные параметры необходимого. При этом очень важен баланс цена/качество, ведь если характеристики объекта закупки будут завышены, организация понесет убытки, если занижены – рабочий процесс не будет налажен.

Грамотно организованная закупочная деятельность позволяет постоянно отслеживать потребности организации, благодаря чему склады не переполняются и в то же время не создается дефицита товаров, а услуги не оплачиваются впустую.

Что такое процесс закупок

Закупочная деятельность – это целостный процесс, состоящий из нескольких этапов. Правила, согласно которым она осуществляются, регламентированы действующим законодательством. Государственное регулирование гарантирует наличие условий, при которых возможна открытая конкуренция и защита прав сторон.

Современный процесс закупок обычно начинается с того, что покупатель признает необходимость в продукте и готовит спецификацию.

И рыночный процесс поиска с помощью отбора или тендеров помогает определить правильный продукт и поставщика. Процесс закупок довольно сложный и многоуровневый.

Как правило, за организацию и проведение закупок на предприятии отвечает отдельный сотрудник. Реже – отдел. Цель его работы – синхронизировать закупочный процесс с меняющимися потребностями предприятия и обеспечить его непрерывность.

• создание запасов;
• поиск и налаживание контактов с надежными поставщиками;
• контроль обоснованности расходов.

Лучшие практики процесса закупок

Существует три основных практики осуществления закупок, позволяющих успешно контролировать наличие товаров и оказание услуг:

• регулярное приобретение необходимого небольшими партиями/на небольшой срок;
• закупка одной большой партией/на длительны срок;
• приобретение товаров и заказ услуг точечно, по мере необходимости.

1. Традиционная. Создается запас товара/договор на оказание услуг оформляется на срок, превышающий необходимый. Гарантирует обеспечение предприятия необходимым, но ведет к перерасходу ресурсов и перегрузке складов.
2. От английского «just in time» — точно в срок. Услуги и товары поступают по потребности, в ограниченном количестве и в определенное время. Запасы сводятся к минимуму или к нулю.
3. От английского «material requirement planning» — планирование потребности в материалах. Объем закупок корректируется в зависимости от спроса на товары и услуги, увеличивается и уменьшается пропорционально ему.
4. От английского «lean production» — бережливое производство. Подразумевает сокращение затрат на всех этапах, начиная с производства товаров и заканчивая закупкой материалов.

Этапы процесса закупки

Любой закупочный процесс состоит из трех крупных блоков: обработка потребности организации от момента заказа до оплаты, обновление информационных каталогов, обязательные регулярные работы. Кроме того, следует всегда анализировать допущенные ошибки.

Шаг 1. Определение потребностей

Потребность организации в товаре или услуге оформляется через официальную внутреннюю заявку, которой присваивается уникальный номер. Этот документ становится юридическим основанием для всех последующих действий.

Шаг 2: Выбор поставщика

Все процедуры выбора поставщика делятся на две большие группы: конкурентоспособные и неконкурентоспособные.

К конкурентоспособным относятся следующие:

Запрос котировок.

Поставщики подают свои предложения анонимно. Выбирается то из них, которое отвечает всем требованиям и имеет минимальную цену. Опасность данного метода в том, что он не учитывает опыт работы поставщика, качество оборудования для монтажа, квалификацию специалистов и прочие важные факторы.

Аукцион.

Подразумевает торги в несколько этапов. Заявка уходит тому, кто предлагает минимальную цену. Иные факторы не учитываются.

Конкурс.

Учитывает качество услуг, репутацию поставщика и цену. Поставщик выбирается в результате анализа конкурсной документации в три этапа, на каждом из которых производится отбор и отсев участников по данным критериям.

Запрос предложений.

Ты читал?

Выбираются победители аукциона или конкурса по цене и качеству услуг, после чего оцениваются условия сотрудничества.

Неконкурентоспособная процедура поиска поставщика возможно только в одном случае – только одно предприятие на рынке предлагает необходимый товар или услугу.

Шаг 3: Переговоры и контракт

Переговоры с поставщиком делятся на следующие этапы: подготовка, вступление в контакт, обмен информацией, достижение договоренностей, заключение сделки и анализ.

Чтобы процесс прошел успешно, необходимо четко знать свою цель и держаться ее, изучить рынок, держать эмоциональный баланс, фиксировать результаты переговоров документально, подписывая договор купли-продажи.

В договоре с поставщиком указываются: точное название товара/услуги, его количество и параметры.

Особый вид обмена товарами и услугами – это процесс закупок по контракту. В этом случае заказчиком всегда выступает государство (бюджетная организация или орган государственной власти). Оплата товара или услуг осуществляется из бюджета государства.

Шаг 4: Получите товары

При получении товара ответственное лицо подписывает приемочный документ (накладную для товаров или акт выполненных работа для услуг). Печать в документах ставится уполномоченным сотрудником, несущим материальную ответственность. Контроль за качеством и количеством товара/услуги осуществляется в соответствии с договором поставки или на оказание услуг.

• выделите достаточное количество персонала для разгрузки товара и транспортировки его на склад;
• всегда работайте четко по договору;
• заверяйте все бумаги печатями или подписями ответственных лиц.

Накладная и счет-фактура – два документа, с которыми придется иметь дело во время приемки товара.

Накладная оформляется в двух экземплярах, для заказчика и поставщика. Существует два вида документов: накладная ТОРГ-12 (содержит данные о товаре, его количестве и цене) и товарно-транспортная накладка (включает информацию о маршруте, если имела место доставка на машине).

Счет-фактура оформляется в одном экземпляре для заказчика. Он подтверждает, что товар доставлен и оплачен. Не требуется оформлять счет-фактуру организациям, работающим по упрощенной системе налогообложения. Тем, кто платит НДС, следует хранить их, чтобы приложить к декларации и снизить объем налогов.

Шаг 5: Закупочный платеж

После успешной приемки товара бухгалтерия организации признает наличие перед поставщиком кредиторской задолженности, которая погашается в установленные договором сроки.

Ответственный сотрудник проверяет параметры входящего счета и отправляет его на согласование руководителю. Руководитель предприятия осуществляет утверждение счета, подписывая соответствующий документ. После этого формируется платежное поручение.

Собираем потребности, уточняем бюджет и готовимся к закупкам

Сбор потребностей — то, с чего начинается годовой консолидированный план закупок и без чего невозможно организовать непрерывные и своевременные закупки ТМЦ или услуг. Государственным организациям со сбором потребностей несколько проще: они пользуются методическими рекомендациями по управлению закупочной деятельностью, публикуют консолидированные планы закупок заранее, размещают закупки в ЕИС. Для коммерческих организаций методичек никто не разработал: им приходится думать о том, как синхронизировать работу планово-экономического отдела и закупщиков, сэкономить на закупках, не терять время на сборе потребностей и формировании заявок на закупку.

Главное требование к качеству планирования не зависит от формы собственности, масштабов и сферы деятельности. Оно коротко, но емко сформулировано в одном из нормативных актов Коллегии ВПК РФ:

«Процесс планирования закупок должен быть организован таким образом, чтобы закупочные процедуры обеспечивали своевременное удовлетворение потребностей структурных подразделений в материально-технических ресурсах с учетом бюджетных ограничений организации.» (Методические рекомендации по управлению закупочной деятельностью государственных корпораций, акционерных обществ с государственным участием и организаций оборонно-промышленного комплекса).

Фраза из «Методических рекомендаций…» определяет цели внедрения систем цифрового управления планированием и закупками. Достижение этих целей становится решением проблем планирования, о которых мы рассказали в предыдущей статье:

• Разночтения в наименованиях ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и услуг. Кажется, нет ничего плохого в том, что один и тот же товар в разных филиалах называют по-своему. До тех пор, пока ответственному за сбор потребностей сотруднику не придется сводить в план закупок. Вот тогда техника, комплектующие для ПК, запчасти и расходные материалы попадут в план закупок как разрозненные и, внешне, разные товары. На этом этапе вероятен риск того, что и организация закупки, и сами ТМЦ обойдутся дороже, чем могли бы.
• Потери заявок от филиалов, отделов и сотрудников на ТМЦ и услуги — если для сбора потребностей используются Google Docs, Trello и другие open source-решения, Excel.
• Сложности контроля и бюджетирования. Импровизированная система сбора потребностей и планирования закупок не справляется, потребности формируются вручную, невозможно разобраться в том, кто и когда добавлял потребности, насколько их цена соответствует бюджету и, самое главное, «Хватит ли на все финансирования?»

Добавим к ним еще одну:

• Непонятно, что делать с потребностями. Они собраны, проверены, согласованы, укрупнены— то есть ответственный сотрудник сделал все, чтобы решить задачу по упорядоченными сбору потребностей, но скоро кому-то в компании предстоит решать, что делать с потребностями дальше, и как их удовлетворять.

Попробуем справиться с этими проблемами с помощью iTender Планирование — инструмента, который упорядочивает и упрощает сбор потребностей и планирование закупок.

Справочники ТМЦ и услуг против ошибок сбора и обработки потребностей

iTender Планирование — инструмент для унификации потребностей. Чтобы избежать разночтений в названиях, единицах измерения, валютах в нем предусмотрена система справочников. С их помощью организация создает собственный номенклатурный глоссарий: язык закупок, единый понятийный аппарат, который понятен каждому участнику.

Справочники легко настроить или создать с нуля. Их пополняют новыми позициями и понятиями во время опытной и промышленной эксплуатации: быстро актуализируют и синхронизируют с закупочной деятельностью организации.

Управление закупками iTender SRM

Система управления закупками на предприятии, iTender-SRM — это набор современных инструментов, применяемых на разных этапах процесса управления закупками и взаимодействия с поставщиками.

В iTender Планирование вы разрабатываете собственные номенклатуры и номенклатурные группы. А еще можете:

• Формировать статьи бюджета — формализовать расходы, распределять их по группам для анализа и корректировки.
• Создавать проекты — это удобно, если нужно упорядочить проектное финансирование, которое не включено в годовой план закупок, но необходимо для реализации временного вида деятельности в формате проекта.
• Вести базу контрагентов — тех, с кем планируете работать, работаете или кто заявил о готовности сотрудничать.

Как не потерять заявки при коллективной работе

Недостаточно только организовать сбор потребностей для закупок в одном месте (в лучшем случае это Google Docs, иногда — Trello, реже — директория папок и файлов на корпоративном сервере). Нужно еще следить за изменениями в списке собранных потребностей, упорядочить их согласование и придумать, как быстро их консолидировать.

iTender Планирование — удобный инструмент для сбора потребностей в едином информационном пространстве, с простым интерфейсом и понятной логикой. Руководитель планово-экономического или закупочного отдела (если тот занимается не только закупками, но и планированием) получает инструмент, который в разы снижает количество ошибок, вызванных человеческим фактором. iTender Планирование позволяет ускорить сбор потребностей, частично автоматизирует подготовку заявок на закупки. Это возможно благодаря трем ключевым механикам:

• Настройки — от маршрута согласования потребности до правил оповещения о событиях по каждой из них.
• Распределение ролей сотрудников — доступно тонкая и точная настройка прав участников, работа каждого становится более упорядоченной и удобной.
• Консолидация — унифицированные потребности удобно сливать, формируя из разрозненных заявок на одинаковые или схожие ТМЦ готовые оптовые лоты или заявки на закупки.

Требования к оформлению каждой потребности становятся понятными и формализованными, сотрудники получают возможность быстро размещать, обрабатывать и консолидировать запросы на ТМЦ и услуги.

Аналитика и контроль бюджета

Аналитический блок в iTender позволяет контролировать сроки проведения платежей и публикации закупок, расходы на каждую позицию в плане закупок и на номенклатурные группы. Во многом это возможно благодаря визуализации бюджетирования и расходов.

Бюджет — это ответ на вопросы: «Где взять денег на то, чтобы всем было хорошо?», «На что мы тратим столько?» и «Сколько нам нужно в идеальной и реальной ситуациях?» iTender Планирование — визуализирует соотношение размера бюджета и стоимости закупок. Руководитель закупочного или планово-экономического отдела видят, сколько планируют потратить сотрудники на закупку и насколько расходы соответствуют бюджету на нее. Соотношение бюджета и планируемых расходов имеет цветовую дифференциацию: пропустить превышение бюджета невозможно. Более того, даже если стоимость будущей закупки приближается к зафиксированной в бюджете — это будет видно.

Аналитический блок в iTender Планирование позволяет оценить предполагаемые расходы, увидеть перерасход или резервы заранее, до того, как с нехваткой свободных средств или необходимостью срочно оплатить проектные поставки столкнется финансовый отдел.

От потребностей — к закупкам

Итог работы специалиста по сбору потребностей и планированию — перечень заявок на закупку, привязанный к календарному плану, с уточненной ценой и соотнесенный с бюджетом. В заявке есть все данные, чтобы отправить ее в работу закупщику. Или перенаправить ее на ЭТП — электронную торговую площадку.

iTender ЭТП по закупкам

Эффективное осуществление стратегических закупок невозможно без использования средств автоматизации. Система управления закупками должна не только реализовывать типовые бизнес-процессы, но и поддерживать соответствующие конкурентные преимущества.

Планирование закупок — влияние на эффективность организации

Полная или частичная автоматизация планирования — это не только сугубо операционные выгоды, вроде снижения количества ошибок при сборе потребностей, исключение потерь при обработке, унификация номенклатуры и моментальная консолидация потребностей в лоты. В одиночку или будучи интегрированной с ЭТП, информационными системами управления качеством поставщиков или управления договорами работа iTender Планирование способна повысить эффективность организации за счет:

• Нормализации графика поставок товаров и услуг.
• Сокращения расходов на организацию закупочной деятельности.
• Упорядочивания работы не только с потребностями, но и с контролем исполнения закупок.

Узнать больше о том, как снизить расходы на планирование закупок и почему цифровизация закупок выгодна, можно на странице iTender Планирование.

Источник https://www.newsaperp.com/ru/blog-826-%D1%80%D1%83%D0%BA%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE-%D0%BF%D0%BE-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D1%86%D0%B5%D1%81%D1%81%D1%83-%D1%81%D0%BE%D0%B2%D1%80%D0%B5%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D0%B7%D0%B0%D0%BA%D1%83%D0%BF%D0%BE%D0%BA-%D0%BF%D0%BE%D0%BD%D1%8F%D1%82%D0%B8%D1%8F-%D0%B8-%D1%8D%D1%82%D0%B0%D0%BF%D1%8B

Источник https://fogsoft.ru/press_center/articles/sobiraem-potrebnosti-utochnyaem-byudzhet-gotovimsya-k-zakupkam/