Сценарное планирование: время покажет

Сценарное планирование: время покажет

Представьте, что через 3 дня вы отправитесь в путешествие. В голове появляются мысли: когда выезжать в аэропорт? Что делать, если самолет задержат, или не успеешь на регистрацию? А вдруг завтра закроют границы и введут новые правила въезда?

У людей постоянно возникают сценарии ближайших событий. Сознание забегает вперед и обрабатывает информацию о дальнейших действиях. Все мы пытаемся предугадать наиболее возможный вариант будущего и быть готовыми к неожиданностям.

Руководителям и собственникам бизнеса тоже необходимо задаваться вопросами о ближайшем будущем компании: «Что случится вероятнее всего?» или «Что произойдет, если. ». Это поможет предсказать возможные угрозы. Компания должна уметь подстраиваться к любым изменениям во внешней среде. Но в мире нестабильности и неоднозначности сделать это достаточно трудно. Если бизнес не сможет адаптироваться к новым условиям, его эффективность будет падать.

Однако изучить все варианты развития будущего не выйдет. Здесь в игру вступает сценарное планирование. С помощью этого инструмента управленцы выделяют наиболее вероятные пути развития и определяют наиболее возможные риски.

Как появилось сценарное планирование и что это такое

В этом помогает стратегическое планирование, которое нужно для принятия всех управленческих решений компании. Цель этого планирования — выдвижение стратегий.

Стратегия — долгосрочный план по достижению целей, который учитывает все сценарии и направления, необходимые для конечного результата. Руководителю нужно выбрать оптимальный путь.

К основным характеристикам стратегического планирования относятся:

• формирование стратегии компании на ближайшие 2-5 лет;
• постоянный анализ рынка в режиме реального времени;
• составление документов, которые определяют взаимодействие с партнерами,
• направленность на достижение реалистичных целей;
• изучение альтернативных способов решения задач.

В стратегическом управлении сложно работать с неопределенностью. В этом случае эффективнее будет использовать сценарное планирование. Оно помогает формулировать стратегические прогнозы в любой экономически нестабильный период.

Сценарное планирование — обязательный элемент стратегического планирования. Оно позволяет бизнесу быть гибким за счет создания плана, который учитывает любые будущие изменения и выстраивает защиту компании от угроз внешней среды. С помощью сценарного метода можно разработать набор стратегий и достигнуть лучшего результата деятельности организации.

Сценарное планирование в современном понимании связано с именем Г. Кана. Экономист впервые применил термин scenario и разработал технику создания сценариев, которую назвал «будущее — сейчас». Сначала этот метод специалисты использовали для исследований в военной сфере, затем Кан распространил методику и в других направлениях.

Техника получила признание в 1970-х, когда американские компании стали активно ее использовать. В последнее десятилетие инструмент для составления сценариев становится все популярнее. Для большинства предприятий сценарное планирование стало привычным способом подстраиваться под среду и просчитывать возможные риски.

Есть несколько подходов к пониманию термина «сценарное планирование»:

1. Логичный взгляд на события в будущем.
2. Способ стратегического планирования, в основе которого эффективные способы управления неопределенностями будущего.
3. Метод представления вероятных вариантов будущего, который помогает реализовать идеи по развитию компании.

Сценарий представляет собой наиболее вероятную последовательность событий, которая показывает процесс развития компании.

Он применяется для составления конкретных планов преимущественно в качественных показателях.

Сценарные параметры — это любые изменения внутренней и внешней среды.

Приведем пример на основе деятельности компании по продаже импортных фруктов и ягод:

• сценарный параметр — рост курса доллара;
• возможные события — значительное повышение закупочных цен;
• сценарии — поднять стоимость для покупателей или закупать фрукты худшего качества по тем же ценам.

Правила составления сценария

Не все разработанные сценарии помогут отобразить полноценную картину будущего. Выделим критерии, которые показывают, отвечает ли сценарий стратегическим целям.

1. Реалистичность. Сценарии учитывают только вероятные события. Например, компания сокращает использование пластика на производстве. Можно составить сценарии, которые учтут замену материала.
2. Вариативность. Пути к достижению целей должны быть разными и отличаться от базового сценария не только масштабами, но и уникальным содержанием. Может начаться беби-бум: игрушек нужно будет производить в несколько раз больше. А, может, дети полюбят героя нового мультфильма и придется запускать пошив нового товара.
3. Значимость для принятия решений. Если набор сценариев будет состоять из событий, которые не влияют на дальнейшую деятельность компании, то процесс планирования окажется бесполезным занятием. Например, есть компания по производству игрушек. Показатели продаж не изменятся, если введут закон о курении. Такой путь рассматривать бесполезно.
4. Альтернативность. Все сценарии вероятны в равной степени. Только в этом случае можно выявить важные тенденции и разработать стратегию. Спрос на конструкторы и рост продаж мягких игрушек — одинаково вероятные сценарии.
5. Логичность. При составлении сценариев не должно возникать противоречий, все пункты должны соответствовать логике. Например, если вводится запрет на использование опасных материалов, значит, нужно будет тратить дополнительные средства на их проверку.

Будущее = видение + прогнозы + сценарии

Сценарии, прогнозы и ви́дения помогают представлять и планировать будущее. Но чем отличаются эти понятия друг от друга, и так ли они полезны для бизнеса?

Школьники после окончания обучения поступают в университет. Но вот Маша решила выбрать иной путь и стать фрилансером. При этом у нее нет никаких навыков. Она живет только этой мыслью и думает, что через месяц будет зарабатывать 30 тысяч в день. Только Маша не учла, что возможных путей к цели бесконечное множество: не будет клиентов, нужно будет копить на прохождение дополнительных курсов, собирать портфолио. А об альтернативных версиях будущего она и вовсе не хочет думать. Ведь может оказаться, что Маше не подойдет такая работа, и ей придется искать новую сферу.

Если учитывать опыт работы девушки, то стать фрилансером и получать 30 тысяч для нее становится желательным событием, которое часто не совпадает с наиболее вероятным. Желаемое будущее — это видение Машей ее дальнейшей карьеры, в котором не учитываются риски. Оно даже может не попасть в список возможных вариантов. Видение описывает то будущее, к которому нужно стремиться. Именно оно и подтолкнуло Машу стать фрилансером.

Однако Маша решила работать фрилансером не просто так. Она читала статьи о том, сколько получают специалисты начального уровня, анализировала цены за работу на бирже. Поговорила со своей подругой Катей, которая смогла выйти на высокий доход за небольшой промежуток времени. Из полученной информации Маша вывела определенные связи и составила прогнозы, на основе которых и приняла решение.

Только она забыла про нестабильность рынка и неопределенности будущего. Прогнозы бы были эффективны, если бы Катя и Маша начинали карьеру в одно время. Но Катя стала фрилансером в то время, когда спрос на услуги превышал предложение и смогла быстро наработать портфолио.

Если бы Маша умела пользоваться инструментами планирования, она бы не потратила драгоценное время на то, в чем не добьется успеха. Но руководители компаний — это не Маша, которая глобально ничего не потеряла, а, наоборот, получила опыт. В сфере бизнеса важно составлять планы с долгосрочной перспективой при высокой неопределенности будущего. Поэтому необходимо пользоваться сценарным планированием.

С помощью правильно разработанных сценариев неопределенности превращаются в наиболее вероятные альтернативные направления. В отличие от других представлений будущего, сценарий показывает риски и помогает понять, какие действия необходимо предпринять. Формирование сценариев — процесс, который включает в себя как управление результатами видения, так и выявление прогнозов.

Противоречия: почему сценарное планирование редко используется на практике

Управлять сценарным планированием не так уж и сложно, как сначала может показаться. Это связано с 4 причинами:

1. Сценарии составляются для бизнеса так же, как они появляются в мыслях человека. У мозга не возникает трудностей с их обработкой. Для него сценарии — понятная и легкая информация для восприятия и запоминания.
2. Каждый член команды принимает участие в сессии, так как идеи не делятся на хорошие и плохие. Совместная работа повышает вероятность того, что сценарии учтут все существующие риски.
3. Для составления сценариев не требуется специальной подготовки. Их легко разрабатывать и обсуждать. Также сценарии помогают выработать общее представление о будущем компании.
4. Благодаря сценариям, неопределенность снижается до уровня, с которым можно работать.

Несмотря на все преимущества, метод сценарного планирования редко используется в компаниях. Разберемся, почему так происходит:

1. Отсутствие надежных выводов. Во время составления сценариев появляется несколько вариантов будущего в зависимости от масштаба компании. Это усложняет процесс принятия решений.
2. Качественные результаты. Компаниям проще ориентироваться на численные показатели. В то время как в основе сценарного планирования лежат качественные характеристики.
3. Нельзя определить точную вероятность. Метод позволяет выявить вероятные и опасные для компании события. Но с помощью него нельзя сказать, насколько высоки их значения и влияние. Оценка в любом случае будет субъективной.
4. Невозможно проверить. Пока нет инструмента, который бы проверял и оценивал разработанные сценарии.

Пример разработки сценариев и основные этапы

Перед тем как приступить к сессии, необходимо провести подготовительный этап. Руководители выделяют проблемы, которые компания должна решить и четко сформулировать вопрос; подобрать и проинформировать участников сессии; пригласить независимых экспертов; создать комфортную обстановку и распорядиться бюджетом времени.

На начальном этапе участники определяют тренды: выделяют события, которые повлияли на их сферу бизнеса. Чтобы избежать субъективной оценки, можно воспользоваться реальными аналитическими отчетами за последние 10 лет и проследить тенденции по отдельным направлениям. На этой стадии также важно учесть факторы внешней и внутренней среды, которые могут повлиять на компанию.

Представим, что есть цветочный магазин. Руководство хочет открыть несколько филиалов и расширить ассортимент. Прогнозы для этой сферы будут примерно такие:

• люди перестанут покупать срезанные цветы в течение 3 лет из-за популярности экологических движений;
• возникнут сложности с поставками цветов из-за границы;
• компании, которые не будут предлагать сопутствующие товары, проиграют конкурентную борьбу.

Для перехода к следующим этапам необходимо определиться с методами сценарного планирования. Некоторые подходы к составлению сценариев основаны на качественных характеристиках, другие — на статистическом анализе, вычислении потенциальных денежных потоков. При этом сценарии не дают объективной оценки. Выделяют три основные школы сценарного планирования, которые отличаются друг от друга способами разработки сценариев.

Логическая школа (интуитивная). Методы этой школы самые популярные, их используют компании во всем мире. Подход предполагает, что решения в бизнесе опираются на сложные взаимосвязи факторов окружающей среды: влияют политика, экономика, научно-технический прогресс, природно-географические условия. Основа метода — знание, авторитет, доверие и коммуникативные навыки команды.

Школа вероятностных трендов. В основе подхода — два метода. Сначала необходимо проанализировать влияние на тренд: выделяем тенденции по ключевым направлениям и исправляем их с учетом будущих событий. Используются преимущественно количественные показатели. Необходимо также использовать кросс-факторный анализ — экономический инструмент, который учитывает взаимное и общее влияние факторов на показатели, зависящие от этих факторов.

Французская школа перспективного мышления (la prospective). С помощью этого подхода можно понять, как развивается современный мир, и какие в нем есть скрытые возможности и угрозы. Из всех разработанных сценариев определяются дальнейшие действия, которые помогут достигнуть поставленных целей. При этом вероятность возникновения рисков минимальна. Используются вероятностные подходы, основанные на математическом и компьютерном моделировании. Преимущество метода в том, что он включает методологию двух других школ.

Количественные методы французской школы и школы вероятностных трендов лучше подходят для небольших проектов с краткосрочным периодом планирования. Цветочный бизнес, подвержен серьезным угрозам: прекратятся поставки, упадет спрос. Поэтому необходимо предусмотреть риски в долгосрочной перспективе. Для этого выбираем подходы, которые основаны на качественных показателях. Это помогает планировать на десятки лет вперед и просчитывать все риски.

На примере покажем, как разрабатывать сценарии согласно логической школе. Здесь есть два основных этапа разработки сценариев: анализ рисковых событий и построение сценариев.

1. Анализ рисковых событий: выявление рисков, оценка вероятностей возникновения и влияния рисков на достижение целей компании. Например, цветы — товар с очень маленьким сроком годности. Если спрос снизится, продукция пропадет. При долгосрочном планировании необходимо учитывать это и закупать цветы в оптимальном количестве. Но нужно избегать и обратной ситуации, когда клиенту нечего покупать.
2. Разработка сценариев включает 3 способа, которые разберем на примере.

Квадратная матрица 2 × 2: метод используется, когда есть всего два ключевых рисковых события, которые будут основой для формирования сценариев. Каждый из 4 квадрантов матрицы представляет собой отдельный сценарий. Например, у нас есть два события: ограничат поставки цветов, и люди откажутся от покупки из-за экологии. Если они оба произойдут, тогда руководство не сможет открыть филиал, нужно будет сделать упор на сопутствующие товары. Если хотя бы одно событие не случится, тогда можно подумать о расширении.

Морфологический анализ нужен для комбинации рисковых событий. У каждого риска только два исхода: они могут произойти или не произойти. На основе этого составляются наборы сценариев. Например, повышение цен на цветы, снижение спроса, ограничение постановок вероятны в равной степени. Если повысятся закупочные цены, и упадет спрос, чистая прибыль уменьшится → не будет средств на открытие филиала. В зависимости от вероятности этих событий, можно составить сценарии по возможности открытия еще одного магазина.

Древо решений также отражает возможные риски, при этом учитывает их взаимосвязи. Одна комбинация рисков — отдельный сценарий. Кругами обозначены исходы, а ветвями возможные решения. Метод работает примерно так:

Руководство решает продавать открытки и воздушные шары, продажи могут увеличиться или компания понесет убытки. Если произойдет первый вариант, будет актуально продавать и другие сопутствующие товары: вазы, мягкие игрушки. В итоге компания увеличит прибыль и откроет еще один филиал.

Во втором варианте так: открытки не будут покупать — у магазина падают продажи — приходится уменьшить поставки. В результате покупатели уходят из-за маленького ассортимента.

Все перечисленные шаги помогут получить стратегические альтернативы и сформировать устойчивую к изменениям стратегию. Однако нужно помнить, что необходимо создать как минимум один наихудший сценарий, один наилучший и вероятный альтернативный сценарий. А еще сценарное планирование не будет эффективным, если руководители не используют инструменты контроля за выполнением стратегического плана.

Памятка по составлению сценариев
Собрали для вас инструкцию для быстрого составления сценариев.

Когда стоит использовать сценарное планирование

Компании используют эту технику в следующих случаях:

1. Угроза закрытия предприятия.
2. Падение продаж, снижение прибыли.
3. Оценка показателей существующего бизнеса.
4. Составление стратегий на случай непредвиденных событий.
5. Введение инноваций.

На стадии планирования сценарии используют для анализа условий, формирования и отбора стратегических вопросов. Чаще всего их используют для выявления стратегических альтернатив, а также для выбора и плана реализации стратегий. И последнее — сценарии используют для оценки развития компании и выбранного направления деятельности предприятия. На рисунке наглядно представлены этапы планирования, на которых руководители применяют сценарии.

Вывод

Неопределенность пугает и заставляет делать поспешные выводы. Особенно это происходит, когда составляешь планы на десятки лет вперед. Но страхи не помогают бороться с неизвестностью. Важно уметь работать с угрозами и учиться их предотвращать. Для этого компании используют сценарное планирование. Благодаря которому неопределенности становятся вполне продуманным планом действий и подталкивают к развитию.

Сценарии формируются так, чтобы компания могла получить выгоды при благоприятном развитии событий и не понесла потерь при неблагоприятном. Применение данного подхода создаст условия для усиления компании и позволит повысить вероятность достижения ею стратегических целей.

Начните работать в долгосрочной перспективе с помощью сценарного планирования и забудьте о страхах перед будущем!

Источник https://aspro.cloud/blog/stsenarnoe-planirovanie/

Источник